Persondatapolitik
1. Indledning
- Når du søger en ledig stilling, eller sender en uopfordret ansøgning til Boligkontoret
Fredericia, skal du være opmærksom på, at vi i forbindelse hermed behandler
personoplysninger om dig. - Dine rettigheder som registreret i medfør af gældende persondataret beskrives
nedenfor.
2. Modtagelse af ansøgninger
- Forud for afsendelse af en elektronisk ansøgning accepterer du vores
fortrolighedspolitik, som beskriver hvordan dine personoplysninger beskyttes.
Når du har afsendt din ansøgning, modtager du en bekræftelse på modtagelsen pr.
mail. Vi gennemgår ansøgningerne og udvælger på baggrund af kvalifikationer,
hvem vi ønsker at indkalde til samtale.
Indkaldelse til samtalen foregår fortrinsvis pr. mail, men kan også ske telefonisk. - For at kunne behandle din ansøgning registrerer vi dit navn, telefonnummer og
adresse i vores it-system. Øvrige oplysninger, som du har givet os i din ansøgning
og cv, ved indsendelse af din ansøgning, vil også blive gemt i vores it-system. HR,
den rekrutterende leder, samt øvrige relevante personer som deltager i
rekrutteringsprocessen, får adgang til disse oplysninger.
3. Samtaler
- Ved jobsamtalen vil både dine faglige og personlige kvalifikationer blive drøftet.
Ligesom der til samtalen også vil være en uddybning af jobbet og hvordan det er at
arbejde i Boligkontoret Fredericia. - Vi noterer under samtalen oplysninger der drøftes, som vurderes at være relevante
for vurderingen af, om du tilbydes stillingen. Noterne vil blive gemt i forbindelse med
rekrutteringsprocessen.
4. Indhentning af oplysninger og referencer
- For ansøgere vi skønner bedst kvalificerede til stillingen vil vi, efter forudgående
aftale med ansøgeren, indhente referencer fra tidligere og/eller nuværende
arbejdsgivere. - Vi kan desuden i relevant omfang bede dig fremsende yderligere oplysninger.
Ydermere kan der, hvis det skønnes relevant, blive indhentet tilgængelige
oplysninger fra internettet herunder bl.a. oplysninger fra sociale medier såsom fx
LinkedIn.
5. Brug af personlighedstest
- I forbindelse med rekrutteringsprocessen kan der benyttes personlighedstest for
visse typer jobs. Dette kræver dog, at du giver dit samtykke førend at testen
gennemføres. Rapporten fra testen opbevarer vi til brug for det videre rekrutteringsforløb. - Testen gennemføres typisk efter vi har gennemført første samtale. Formålet med
testen er at belyse dine personlige kompetencer, som herved kan danne
udgangspunkt for en dialog om dine personlige ressourcer. - Testen vil til hver en tid indgå i en samlet bedømmelse, og vil altså aldrig udgøre det
fulde bedømmelsesgrundlag.
6. Rekrutteringsbureau
- Hvis du søger et job, hvor det af stillingsopslaget fremgår, at et eksternt rekrutteringsbureau
vil varetage jobansøgningerne, vil dine personoplysninger blive indsamlet og behandlet af
rekrutteringsbureauet i overensstemmelse med en gældende databehandleraftale mellem
Boligkontoret Fredericia og pågældende databehandler. - I de tilfælde hvor en medarbejder med fast tilknytning til en boligafdeling har direkte kontakt
til børn under 15 år, vil vi bede om samtykke til at indhente en børneattest. - Indhentning og håndtering af børneattester vil ske i fortrolighed, og de medarbejdere der
modtager oplysninger om indholdet har tavshedspligt.
8. Straffeattest
- I visse tilfælde, og hvor formålet klart tilsiger det, vil vi anmode om straffeattester.
Vurderer vi, at det vil være relevant at indhente straffeattest i forhold til den stilling,
som ansøgningen vedrører, så vil vi bede om samtykke hertil. - Om straffeattest skal indhentes, afhænger af hvilken stilling der søges, herunder
særligt hvilket ansvar og beføjelser stillingen indebærer.
9. Helbredsoplysninger
- Vi vil i særlige tilfælde anmode om helbredsoplysninger. Dette særligt i tilfældet hvor
sygdom vil udgøre en væsentlig betydning for evnen til at varetage stillingen. - Hvis det konkret vurderes nødvendigt at indsamle helbredsoplysninger, vil vi angive,
hvilke sygdomme eller symptomer på sygdomme, der ønskes oplysninger om. - Boligkontoret Fredericia vil selvfølgelig til hver en tid overholde gældende lovgivning
om brug af helbredsoplysninger mv. på arbejdsmarkedet.
10. Kreditoplysninger
- I tilfældet hvor jobbet vil indebære økonomiansvar eller regnskabs- og
bogholderiopgaver, kan det hvis formålet tilsiger det, være nødvendigt at indhente
oplysninger om ansøgers kreditværdighed hos et kreditoplysningsbureau. Hvilket
sker efter at Boligkontoret Fredericia har modtaget samtykke hertil fra ansøgeren. - Hvis der indhentes oplysninger om kreditværdighed, vil vi orientere herom, herunder
at du er blevet tjekket hos et kreditoplysningsbureau, samt om en eventuel
efterfølgende opbevaring af kreditoplysningerne.
11. Det videre forløb
- Vi kontakter i videst muligt omfang de ansøgere, der har været til samtale pr.
telefon. I tilfældet hvor tilbagemeldingen ikke gives telefonisk vil vi give besked pr.
e-mail. - Hvis du bliver ansat hos os, opbevarer vi de oplysninger, som vi har modtaget i
forbindelse med rekrutteringen. Opbevaringen vil ske elektronisk i din personalesag
i henhold til vores retningslinjer herom. - Hvis der gives afslag på din ansøgning, vil de indgivne oplysninger blive slettet 3
måneder efter. - Er der en fælles interesse for at opbevare personoplysninger i længere tid, vil der
blive udarbejdet en aftale herom. I overensstemmelse med denne aftale vil dine
oplysninger blive gemt i vores jobbank.
12. Information om dine rettigheder mv.
- Den elektroniske behandling af dine persondata i Boligkontoret Fredericia, som
indsamles og behandles i forbindelse med rekrutteringsprocessen, vil til hver en tid
blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed og i overensstemmelse
med gældende lovgivning. - Du kan læse mere om gældende persondataret og dine rettigheder på Datatilsynets
hjemmeside www.datatilsynet.dk - Der er en ret til at få indsigt i de personoplysninger, der er registreret om dig. Send
en besked til os på post@boligfa.dk, hvis du vil oplyses om hvilke personoplysninger
der er registreret, samt hvis du ønsker personoplysninger redigeret eller slettet.
1. Indledende bemærkninger
Udbyderen og ejeren af denne hjemmeside www.boligfa.dk er Boligkontoret Fredericia,
Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia, CVR Nr.: 27006531.
Formål
- Hos Boligkontoret Fredericia vil vi løbende behandle forskellige persondata,
som behandles elektronisk og systematisk. - Formålet med behandlingen af dine oplysninger er at administrere ventelister og
administrere dit lejeforhold i henhold til gældende regler herom.
Dataansvarlig
- Boligkontoret Fredericia er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles i
forbindelse med boligsøgendes opskrivninger og lejeforholdet. Boligkontoret
Fredericia er i medfør heraf ansvarlig for, at behandlingen af
personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende ret. - Derfor kan du også som boligsøgende eller lejer rette henvendelse til
Boligkontoret Fredericia, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine
personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i
henhold til gældende persondataret. Dette kan ske ved at rette henvendelse
via mail til post@boligfa.dk - Hos Boligkontoret Fredericia har vi udpeget en databeskyttelsesrådgiver, der
har det daglige ansvar for vores behandling af persondata. Du kan rette
henvendelse til databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har spørgsmål til vores
behandling af dine personoplysninger kan ske ved at rette henvendelse via
mail til post@boligfa.dk. Hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende
kan det ske ved at rette henvendelse via mail til post@boligfa.dk.
2. Behandling af persondata relateret til udlejning mv.
Oprettelse af sag
- I forbindelse med at du skriver dig op som boligsøgende, opretter vi en sag i
vores it-system. - Her registrerer vi under et interessentnummer følgende personoplysninger: Fulde navn, fødselsdato, eventuelt CPR-nummer, mailadresse og adresse.
- Når du tilbydes at leje en bolig, vil de samme oplysninger, som du angav i forbindelse med opskrivning, stadig være noteret på din sag i vores it-system.
- I forbindelse med at du lejer bolig, vil der, foruden de ovenfor nævnte identifikationsoplysninger, blive registreret oplysninger om husstandens størrelse og sammensætning, herunder antal hjemmeboende børn og eventuelle værgeforhold mv.
- Ydermere er der registreret oplysninger om hvorvidt boligen er blevet anvist af kommunen, om der modtages økonomisk støtte til lejen fra kommunen, eller om du har et kommunalt beboerindskudslån.
- I tilfældet hvor lejeforholdet er betinget af, at du er under uddannelse, indhenter og behandler vi også oplysninger om din uddannelsesmæssige status.
Personnummer
- Boligkontoret Fredericia beder om samtykke til at behandle dit personnummer, da vi har behov for at kunne identificere dig entydigt, dels grundet det løbende mellemværende mellem os, og dels af praktiske og administrative hensyn. Dit personnummer vil også kunne blive brugt i forbindelse med overførsel via NemKonto, tilmelding til e-Boks og til brug ved digital signatur.
Økonomiske forhold
- Der er en række situationer, hvor vi behandler oplysninger om dine økonomiske forhold. Dette kan fx være oplysning om, at du har fået støtte til betaling af beboerindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig
pengeydelse eller om forfalden gæld til boligafdelingen.
Oplysninger om sygdom og funktionsnedsættelse mv.
- Det kan også være nødvendigt, at vi behandler oplysninger om, at du har
særlige behov, herunder funktionsnedsættelse, der gør det påkrævet at boligen er indrettet særligt hertil. Sådanne oplysninger kan behandles med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig fortrinsret til en bolig eller berettiger den boligsøgende til en bolig med særlig indretning. - Derudover kan det være sagligt, at vi behandler oplysninger om, at du er syg, hvis du ønsker vi indgår en aftale om fremleje på grund af midlertidigt fravær fra boligen i forbindelse med din sygdom.
Strafbare forhold
- I nogle tilfælde er der mulighed for at modtage oplysninger om strafbare
forhold, som en beboer har begået inden for eller med virkning i det boligområde, som den pågældende bor i, eller mod en ansat i
boligafdelingen. Politiet må videregive sådanne oplysninger, når dette er nødvendigt som led i en tryghedsskabende indsats. - Sådanne oplysninger kan endvidere behandles, hvis lejeaftalen opsiges eller ophæves, jf. pkt. 5 nedenfor.
Vores behandling af oplysningerne
- Oplysningerne i systemet kan vi eventuelt sammenkøre med oplysninger om
andre beboere, fx for at udarbejde forskellige former for statistikker og
opgørelser. - Nogle af oplysningerne indarbejder vi i din lejekontrakt. Kontrakten bliver
opbevaret på din sag hos Boligkontoret Fredericia, og du får udleveret en
kopi. Oplysninger bliver gemt elektronisk i vores it-system. - For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
3. Behandling af persondata i anden sammenhæng
Husordenssager
- Boligkontoret Fredericia er forpligtet til at behandle klager fra lejere og i
fornødent omfang agere over for de lejere, der blandt andet tilsidesætter god skik og
orden. I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi en
række personoplysninger. - For yderligere oplysninger om registrering af oplysninger i forbindelse med
administration af lejeforholdet, herunder blandt andet i forbindelse med vaskeri, gas,
vand, varme, el, dørkort/nøglelogin, tv-overvågning, tv-kanaler, selskabslokaler,
parkering m.v. henvises til Boligkontoret Fredericias boligrådgivere.
4. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.
Opbevaring af persondata
- Oplysningerne om dig opbevares på vores servere, der er placeret inden for
EU/EØS grænser. - Visse oplysninger opbevares ydermere hos andre databehandlere og
underdatabehandlere, som ligeså er undergivet gældende
persondatalovgivning.
Videregivelse mv.
- Vi behandler alle dine oplysninger fortroligt og videregiver dem ikke til
tredjemand, medmindre vi efter lovgivningen har hjemmel hertil. Nedenfor
omtales en række ikke udtømmende situationer, hvor der ville kunne ske videregivelse. - I de afdelinger hvor man har vedtaget, at der skal være tv-overvågning, med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, kan videomaterialet videregives til politiet. Retningslinjer for tv-overvågning og behandling af personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning findes i din boligafdelings husorden. Ligesom du på datatilsynets hjemmeside kan finde en vejledning om videoovervågning i almene boligafdelinger.
- Endvidere kan der ske videregivelse af personoplysninger i sager om husordensklager. Oplysninger fra klagesager kan i den forbindelse tilgå klagenævn, ligesom oplysningerne kan tilgå boligretten.
- I visse tilfælde er der en forpligtelse til at videregive personoplysninger til kommunen. Dette gælder fx hvis en beboer, der har fået anvist en bolig af kommunalbestyrelsen, er i restance med betalingen, eller hvis fogedrettens anmodes om at udsætte beboeren fra den lejede bolig grundet betalingsmisligholdelse, således at de sociale myndigheder kan bistå lejeren.
- Boligkontoret Fredericia offentliggør ikke oplysninger om registrerede personer. Det kan dog ske, at der offentliggøres situationsbilleder, der tages i forbindelse med arrangementer, som boligafdelingen afholder. Sådanne billeder har til formål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet, men det kan ikke udelukkes, at der vil optræde genkendelige billeder af beboere mv. i denne sammenhæng.
5. I forbindelse med og efter fraflytning
Oplysninger om opsigelse og baggrunden mv.
- I forbindelse med opsigelse af et lejemål registreres relevante oplysninger
om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen som dokumentation. - Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at hæve lejeaftalen, hvis
særlige omstændigheder er opfyldt. I sådanne tilfælde kan det være
nødvendigt at behandle fortrolige oplysninger om bl.a. økonomiske forhold
og strafbare forhold.
Sletning af data
- Databeskyttelsesforordningen indeholder regler om, at personoplysninger
skal slettes når der ikke er et specifikt tjenestelig sagligt formål. - De data, vi bruger til at administrere dit lejeforhold, vil som udgangspunkt
blive slettet senest 5 år efter fraflytning. Ikke administrative nødvendige data
vil blive slettet ved fraflytning. I nogle tilfælde vil opbevaring af persondata
efter slettefristen vurderes at være sagligt begrundet. - Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen
i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.
6. Dine rettigheder
Oplysningspligt
- I medfør af databeskyttelsesforordningens regler kan man som registreret
påberåbe sig rettigheder, når vi behandler persondata om dig. Forordningen
pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil
indsamle persondata om dig. - Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager
en anden form for behandling end den, vi beskriver her, vil vi informere dig
særskilt herom.
Indsigt, berigtigelse mv.
- Du har også ret til at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler om dig, og du
har ret til at se oplysningerne. Du har ret til at anmode om, at vi retter eller
sletter oplysninger. Og vi har pligt til at tage stilling til din anmodning. - I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har
du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Vi kan dog fortsat behandle de
personoplysninger, som ikke baserer sig på dit samtykke eller som er krævet
i forhold til at opfylde kontraktmæssige forpligtelser.
Yderligere oplysninger
I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen, har du altid mulighed for at kontakte Boligkontoret Fredericia. Du kan læse mere om databeskyttelsesforordningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.
Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles
lovligt.
