Whistleblower ordning

1. Indledning (Boligkontoret Fredericia er benævnt som boligorganisationen)

Som Almen Boligorganisation er Boligkontoret Fredericia, CVR-nummer 27006531 (herefter benævnt "Boligorganisationen") ansvarlig for den whistleblowerordning, som du overvejer at foretage indberetning til eller undersøge nærmere. Boligorganisationen ønsker at have en åben kultur, hvor det er muligt at indberette viden eller begrundet mistanke om uregelmæssigheder eller ulovligheder som vedrører Boligorganisationens aktiviteter, medarbejdere, ledelse, leverandører eller andre med en arbejdsmæssig tilknytning til Boligorganisationen.

Det er ofte medarbejdere, beboere eller folkevalgte med relation til en boligorganisation, som er de første, der opdager uregelmæssigheder hos boligorganisationen. Dette bliver normalt rapporteret til den nærmeste overordnede eller den ansvarlige på området, men til tider kan det være vanskeligt at gå via de sædvanlige kanaler.

Boligorganisationen har derfor etableret en whistleblowerordning. Ordningen indebærer, at medarbejdere, ledelse, beboere og folkevalgte hos Boligorganisationen kan foretage indberetninger, hvis de har viden eller en begrundet mistanke om overtrædelser af særlige EU-retlige regler, f.eks. regler om udbud, øvrige alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold hos Boligorganisationen.

Denne whistleblowerpolitik forklarer hvordan whistleblowerordningen fungerer, hvilke forhold der kan indberettes, hvordan indberetninger håndteres, mv.

2. Hvilke forhold kan indberettes til whistleblowerordningen?

De forhold, der kan indberettes, kan opdeles i tre kategorier.
For det første kan der indberettes alvorlige lovovertrædelser. Dette omfatter fx overtrædelse af lovbestemt tavshedspligt, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse mv. samt alvorlige brud på arbejdssikkerheden.
For det andet kan der indberettes øvrige alvorlige forhold. Dette omfatter fx diskrimination, vold eller chikane af grov eller gentagende karakter (herunder enhver form for seksuel chikane).
For det tredje kan der indberettes overtrædelser af en række danske regler og EU-regler inden for:

• offentligt udbud
• finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder
• forebyggelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme
• produktsikkerhed og -overensstemmelse
• transportsikkerhed
• miljøbeskyttelse
• strålingsbeskyttelse og nuklear sikkerhed
• fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed, dyrevelfærd og folkesundhed
• forbrugerbeskyttelse
• beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger
• netværks- og informationssystemers sikkerhed
• konkurrence ret og statsstøtte.
• 3. Hvad kan man ikke indberette til whistleblowerordningen?

Alle overtrædelser af ovennævnte danske og EU-retlige regler kan indberettes uanset karakteren deraf. I forhold til "øvrige forhold" kan der ikke ske indberetning til whistleblowerordningen, hvis der er tale om mindre alvorlige forhold. Der må kun indberettes forhold, offentligheden har en interesse i at afdække (såsom de eksempler, der er nævnt ovenfor).

Forhold der ikke er alvorlige, såsom utilfredshed med lønforhold, inkompetence, samarbejdsvanskeligheder, fravær, privat brug af kontorartikler, overtrædelse af interne politikker for rygning, indtagelse af alkohol eller andre former for upassende opførsel eller adfærd, kan ikke indberettes til whistleblowerordningen, medmindre de har en særlig grov eller gentagende karakter.

Det samme gælder overtrædelse af mere formelle regler, såsom sagsbehandlingsregler, medmindre overtrædelserne har grov eller gentagende karakter. Forhold omkring din bolig vil normalt også være mindre væsentlige, og kan derfor ikke indberettes via whistleblowerordningen.

Sådanne mindre væsentlige forhold skal indberettes via de sædvanlige kanaler, fx ved direkte kontakt til den ansvarlige person på området, til HR eller din nærmeste overordnede. Hvis mindre væsentlige forhold rapporteres til whistleblowerordningen, vil indberetningen blive slettet fra ordningen.

4. Hvem kan indberette til whistleblowerordningen?

Whistleblowerordningen kan anvendes af alle medarbejdere, ledelsesmedlemmer, beboere og folkevalgte hos eller med tilknytning til boligorganisationen.

5. Hvem kan blive indberettet til whistleblowerordningen?

Der kan indberettes viden eller begrundet mistanke om overtrædelser og forhold begået af medarbejdere, ledelsesmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer og andre personer med tilknytning til boligorganisationen. Der kan også indberettes handlinger, som ikke kan henføres til en bestemt person, men som fx skyldes en grundlæggende (system)fejl hos boligorganisationen.

6. Hvordan indberetter jeg et forhold?

Indberetning til whistleblowerordningen sker til HortenDahl, som administrerer whistleblowerordningen. Indberetning kan ske både mundtligt og skriftligt, på flere forskellige måder:

• Via Boligorganisationens whistleblowerplatform, der kan tilgås via følgende link: Indberet til whistleblowerordningen
• Pr. telefon: 88 91 92 45 (telefonen er åben på hverdage i tidsrummet 9 - 17)
• Pr. post: HortenDahl, Mariane Thomsens Gade 4B, 9. sal, 8000 Aarhus C, Att.: Advokat Søren Wolder, MRK: MÅ IKKE ÅBNES I POSTSORTERING
• Pr. fysisk fremmøde: Kan ske efter aftale med HortenDahl ved at kontakte advokat Søren Wolder på tlf. 88 91 92 45.

Det er desuden muligt at indberette forhold til Den Nationale Whistleblowerordning, som administreres af Datatilsynet.
Det er helt valgfrit, om du vil indberette et forhold til Boligorganisationens whistleblowerordning eller til Den Nationale Whistleblowerordning.

Vi skal dog opfordre dig til at de interne indberetningskanaler, hvis forholdet vil kunne imødegås effektivt af Boligorganisationen selv, og du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier (det vil sige, hvor du påføres skade som følge af indberetningen).

Du kan læse mere om Den Nationale Whistleblowerordning og hvordan man bruger den via følgende link: www.whistleblower.dk.

​

7. Fortrolighed og anonymitet

HortenDahl og Boligorganisationen behandler alle oplysninger modtaget via whistleblowerordningen fortroligt og med diskretion.

Når du indgiver en indberetning, er alle oplysninger, der indgår heri, beskyttet af tavshedspligt. Din identitet vil således blive holdt hemmelig af dem, der behandler indberetningen. Der kan efter behov indhentes bistand fra andre eksterne betroede rådgivere til behandlingen.

Oplysninger om din identitet og andre oplysninger, ud fra hvilke din identitet direkte eller indirekte kan udledes, vil dog kunne videregives, hvis du giver dit udtrykkelige samtykke til det, eller hvis det er et krav i lovgivningen. De kan også videregives, hvis det sker for at imødegå overtrædelser omfattet af whistleblowerloven, eller hvis det er nødvendigt for, at de personer, du indberetter om, kan forsvare sig i en retssag (men i så fald vil du blive oplyst om dette, inden videregivelsen finder sted, medmindre underretningen vil bringe relaterede undersøgelser eller retssager i fare).

Det er også muligt at indberette anonymt til whistleblowerordningen. Hvis du ønsker at indgive en indberetning fuldstændig anonymymt, anbefaler vi, at du undlader at indgive indberetningen via Boligorganisationens netværk, IT-udstyr, telefonnumre, e-mailkonti eller øvrige kommunikationskanaler/udstyr, som Boligorganisationen har kontrol over.

Vi opfordrer dog generelt til, at der ikke indberettes anonymt, da anonyme indberetninger kan være svære at følge op på, hvis der fx er spørgsmål til indberetningen.

8. Sådan behandles indberetninger

Whistleblowerordningen leveres og administreres af HortenDahl, der vil modtage og registrere de indkomne indberetninger. Du vil senest syv dage efter indberetning modtage en bekræftelse på, at den er modtaget.

Modtageren hos HortenDahl vil foretage screening (indledende vurdering) af indberetningen for at kontrollere, om den vedrører et forhold, der kan indberettes (se afsnit 2 og 3 ovenfor).

Er indberetningen omfattet af whistleblowerordningen, jf. punkt 2, videresender HortenDahl den til nogle få betroede medarbejdere hos Boligorganisationen, der er særligt udvalgt til at behandle sådanne indberetninger. Indberetningen vil aldrig blive videresendt til de personer, som indberetningen vedrører.

Herefter vil forholdet, som du har indberettet, blive undersøgt nærmere af Boligorganisationen og eventuelt håndteret. Du vil senest tre måneder efter, at bekræftelse på modtagelse af din indberetning er givet, modtage besked om, hvilke tiltag der eventuelt er gennemført eller vil blive gennemført, samt begrundelsen herfor.

Hvis indberetningen ikke er omfattet af whistleblowerordningen, vil den blive afvist og slettet i whistleblowerplatformen. Den interne whistleblowerenhed vil derefter ikke foretage sig yderligere. Du bør i givet fald overveje, om du skal rette henvendelse til de sædvanlige kanaler hos Boligorganisationen.

9. Den, der bliver indberettet til whistleblowerordningen

Hvis du er nævnt i en indberetning (det vil sige du er under mistanke for en overtrædelse, eller du har tilknytning til en person under mistanke), vil du som udgangspunkt ikke blive underrettet herom af hensyn til den tavshedspligt, som gælder i forhold til indberetningen.

Underretningen kan desuden undlades, hvis det er nødvendigt for efterforskningen eller af afgørende hensyn til Boligorganisationens, whistleblowerens eller andre privates interesser, som overstiger hensynet til, at du modtager underretningen.

Eksempelvis vil du normalt ikke blive underrettet, hvis det ikke kan lade sig gøre, uden at afsløre whistleblowerens identitet. Derudover vil du ikke blive underrettet, hvis det er umuligt.

Til gengæld vil din identitet blive beskyttet som led i sagsbehandlingen – på samme niveau som whistleblowerens identitet (se afsnit 10 nedenfor). Derudover vil du til enhver tid have ret til at forsvare dig, hvis der rejses en sag mod dig, blandt andet ved at vi registrerer alle oplysninger i sagen. Du har desuden ret til at kræve indsigt, sletning eller berigtigelse af oplysninger, der er indsamlet om dig. Der er dog ikke tale om ubetingede rettigheder, men din anmodning vil blive imødekommet, hvis reglerne derom i GDPR og databeskyttelsesloven giver dig ret til det (se afsnit 11 nedenfor).

10. Den, der indberetter til whistleblowerordningen

Indberetning skal ske i god tro. Det betyder, at du skal have en rimelig grund til at antage, at de oplysninger du indberetter, er korrekte på tidspunktet for indberetningen og at oplysningerne henhører under whistleblowerordningens anvendelsesområde. Indberetninger indgivet i god tro får ikke konsekvenser for whistlebloweren.

Derimod kan det få konsekvenser (herunder bødestraf), hvis du bevidst indberetter urigtige oplysninger – især hvis det sker for at chikanere eller skade medarbejdere, ledelse, folkevalgte, beboere, tredjeparter, eller Boligorganisationen i øvrigt.

Medarbejdere som indgiver en indberetning til whistleblowerordningen, er beskyttet mod usaglig afskedigelse i overensstemmelse med de almindelige ansættelsesretlige regler og principper. Derudover er medarbejdere og ledelsesmedlemmer retligt beskyttelse mod enhver form for repressalier, så længe indberetningen sker i overensstemmelse med denne whistleblowerpolitik. Desuden vil en indberetning ikke blive betragtet som et brud på en eventuel lovbestemt tavshedspligt (hvis dette er relevant for dig). Medarbejdere og ledelsesmedlemmer har ret til at påberåbe sig en indberetning eller offentliggørelse for at søge afvisning af et sådant eventuelt søgsmål.

Beboere og folkevalgte nyder ikke beskyttelse efter whistleblowerloven, men vil efter omstændighederne være beskyttet efter andre regler.

11. Oplysninger om persondata

Den dataansvarlig for denne whistleblowerordning er:

HortenDahl og Boligorganisationen er selvstændige dataansvarlige for behandling af personoplysninger i whistleblowerordningen.

De personoplysninger der behandles i forbindelse med whistleblowerordningen, er oftest som følger:

• Om personer, der foretager indberetning, behandler vi de identifikationsoplysninger og øvrige oplysninger, der afgives i forbindelse med indberetningen eller på et senere tidspunkt i forløbet.
• Om personer, der er omfattet af indberetninger, behandler vi de oplysninger, der er indeholdt i sådanne indberetninger, herunder typisk identifikationsoplysninger og oplysninger om de indberettedes personers involvering i de indberettede aktiviteter.

Oplysningerne behandles med det formål at administrere whistleblowerordningen, som beskrevet i denne whistleblowerpolitik.

Hvis Boligorganisationen har 50 eller flere ansatte, og indgives indberetningen af en medarbejder eller et ledelsesmedlem, er retsgrundlaget for behandling af alle kategorier af personoplysninger, inklusiv følsomme personoplysninger, whistleblowerlovens § 22.

Hvis Boligorganisationen har færre end 50 ansatte, og/eller hvis indberetningen indgives af en beboer eller en folkevalgt, er retsgrundlaget for behandling af de almindelige og ikke-følsomme personoplysninger artikel 6, stk. 1, litra f i databeskyttelsesforordningen ("GDPR"), eftersom behandlingen er nødvendig for, at vi kan forfølge vores legitime interesse i at afdække og forfølge lovovertrædelser, der har forbindelse til Boligorganisationen, eller, efter omstændighederne, GDPR artikel 6, stk. 1, litra c. I forhold til behandlingen af oplysninger om strafbare forhold er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Som udgangspunkt vil der ikke blive behandlet følsomme personoplysninger, hvis indberetningen angår en Boligorganisation med færre end 50 ansatte, og/eller indberetningen indgives af en beboer eller en folkevalgt. Efter omstændighederne vil følsomme personoplysninger dog kunne behandles efter GDPR artikel 9, stk. 2, litra f.

Personoplysningerne vil blive videregivet til retshåndhævende myndigheder og andre, som skal bistå os med undersøgelse og forfølgelse af indberettede strafbare forhold, hvis det der foreligger en lovovertrædelse.

Vi sletter som udgangspunkt indberetninger senest 18 måneder efter vi har færdigbehandlet dem. Vi kan dog opbevare oplysningerne i længere tid, hvis det er nødvendigt for at overholde lovgivningen, eller for at et retskrav kan fastlægges, forsvares eller gøres gældende.

Hvis indberetningen afvises (se punkt 3 ovenfor), slettes den efter 7 dage.

Som registreret har du ifølge GDPR nogle rettigheder:

1. Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger
2. Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset

Der kan være betingelser for eller begrænsninger af disse rettigheder, så vi kan i visse tilfælde afvise at efterkomme din anmodning. Du har dog altid ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed (Datatilsynet).

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte HortenDahl.

12. Spørgsmål

Alle spørgsmål vedrørende whistleblowerordningen kan rettes skriftligt til HortenDahl.