Whistleblower ordning

Whistleblower politik for Boligkontoret Fredericia

1. Indledning (Boligkontoret Fredericia er benævnt som Boligorganisationen)

Som Almen Boligorganisation er vi ansvarlig for den whistleblowerordning, som du
overvejer at foretage indberetning til eller undersøge nærmere. I vores boligorganisation,
Boligkontoret Fredericia, ønsker vi at have en åben kultur, hvor man kan stå frit frem og indberette uregelmæssigheder eller ulovligheder om Boligorganisationens aktiviteter, medarbejdere, ledelse, leverandører og lignende, som man har en begrundet mistanke om.

Det er ofte medarbejderne, beboere, folkevalgte og lignende, som er de første, der opdager uregelmæssigheder hos Boligorganisationen. Dette bliver normalt rapporteret til den
nærmeste overordnede eller den ansvarlige på området, men til tider kan det være
vanskeligt at gå via de sædvanlige kanaler.
Boligorganisationen finder det vigtigt, at sådanne forhold kommer frem i lyset, og har derfor etableret en whistleblowerordning. Ordningen indebærer, at medarbejdere, ledelse, beboere og folkevalgte hos Boligorganisationen kan foretage indberetninger, hvis man har viden eller en begrundet mistanke om overtrædelser af særlige EU-retlige regler, fx regler om udbud, øvrige alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold hos Boligorganisationen.
Denne whistleblowerpolitik forklarer, hvordan whistleblowerordningen fungerer, hvilke forhold der kan indberettes, hvordan indberetninger håndteres mv.

2. Hvilke forhold kan indberettes til whistleblowerordningen?

De forhold, der kan indberettes, kan opdeles i tre kategorier.
For det første kan der indberettes alvorlige lovovertrædelser. Dette omfatter fx
overtrædelse af lovbestemt tavshedspligt, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse mv. samt alvorlige brud på arbejdssikkerheden.
For det andet kan der indberettes øvrige alvorlige forhold. Dette omfatter fx diskrimination, vold eller chikane af grov eller gentagende karakter (herunder enhver form for seksuel chikane).
For det tredje kan der indberettes overtrædelser af en række danske regler og EU-regler inden for:

• offentligt udbud
• finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder
• forebyggelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme
• produktsikkerhed og -overensstemmelse
• transportsikkerhed
• miljøbeskyttelse
• strålingsbeskyttelse og nuklear sikkerhed
• fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed, dyrevelfærd og folkesundhed
• forbrugerbeskyttelse
• beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger
• netværks- og informationssystemers sikkerhed
• konkurrenceret og statsstøtte.

3. Hvad kan man ikke indberette til whistleblowerordningen?

Alle overtrædelser af ovennævnte opregnede danske og EU-retlige regler kan indberettes uanset karakteren derom. I forhold til øvrige forhold kan der ikke ske indberetning til whistleblowerordningen, hvis der er tale om mindre alvorlige forhold. Der må kun indberettes forhold, offentligheden har en interesse i at afdække (såsom de eksempler, der er nævnt ovenfor).
Forhold der ikke er alvorlige, såsom utilfredshed med lønforhold, inkompetence,
samarbejdsvanskeligheder, fravær, privat brug af kontorartikler, overtrædelse af interne politikker for rygning, indtagelse af alkohol eller andre former for upassende opførsel eller adfærd, kan ikke indberettes til whistleblowerordningen, medmindre de har en særlig grov eller gentagende karakter.
Det samme gælder overtrædelse af mere formelle regler, såsom sagsbehandlingsregler, medmindre overtrædelserne har grov eller gentagende karakter. Forhold omkring din bolig vil normalt også være mindre væsentlige og kan derfor ikke indberettes via whistleblowerordningen.
Sådanne mindre væsentlige forhold skal i stedet indberettes via de sædvanlige kanaler, fx ved direkte kontakt til den ansvarlige person på området, til HR eller din nærmeste overordnede. Hvis mindre væsentlige forhold rapporteres til whistleblowerordningen, vil indberetningen blive slettet fra ordningen, og den interne whistleblowerenhed vil ikke foretage sig videre.

4. Hvem kan indberette til whistleblowerordningen?

Whistleblowerordningen kan anvendes af alle medarbejdere, ledelsesmedlemmer, beboere og folkevalgte hos eller med tilknytning til Boligorganisationen.

5. Hvem kan blive indberettet til whistleblowerordningen?

Der kan indberettes viden eller begrundet mistanke om overtrædelser og forhold begået af medarbejdere, ledelsesmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer og andre personer med tilknytning til Boligorganisationen. Der kan også indberettes handlinger, som ikke kan henføres til en bestemt person, men som fx skyldes en grundlæggende (system)fejl hos Boligorganisationen.

6. Hvordan indberetter jeg et forhold?

Indberetning til whistleblowerordningen sker til Kromann Reumert, som administrerer den interne whistleblowerordning på vegne af Boligorganisationen. Indberetning kan ske både mundtligt og skriftligt, på flere forskellige måder:

• Via Boligorganisationens whistleblowerplatform, der kan tilgås via linket på selve platformen: https://boligfa.integrityline.com/frontpage
• Pr. fysisk fremmøde: Kan ske efter aftale med Kromann Reumert.

Det er desuden muligt at indberette forhold til Datatilsynet. Datatilsynet er en offentlig myndighed, der driver en ekstern whistleblowerordning. Det er helt valgfrit, om du vil indberette et forhold til Kromann Reumert eller til Datatilsynet.
Vi skal dog opfordre dig til at anvende de interne indberetningskanaler ovenfor, hvis forholdet vil kunne imødegås effektivt af Boligorganisationen selv, og du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier (dvs. hvor du påføres skade som følge af indberetningen).
Du kan læse mere om Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, og hvordan man bruger
den via følgende link: www.whistleblower.dk

7. Fortrolighed og anonymitet

Kromann Reumert og Boligorganisationen behandler alle oplysninger modtaget via
whistleblowerordningen fortroligt og med diskretion.
Når du indgiver en indberetning, er alle oplysninger, der indgår heri, beskyttet af
tavshedspligt. Din identitet vil således blive holdt hemmelig af dem, der behandler
indberetningen og følger op på denne. Der kan efter behov indhentes bistand fra andre eksterne betroede rådgivere til behandlingen.
Oplysninger om din identitet og andre oplysninger, ud fra hvilke din identitet direkte eller indirekte kan udledes, vil dog kunne videregives, hvis du giver dit udtrykkelige samtykke til det, eller hvis det er et krav i lovgivningen. De kan også videregives, hvis det sker for at imødegå overtrædelser omfattet af whistleblowerloven, eller hvis det er nødvendigt for, at de personer, du indberetter om, kan forsvare sig i en retssag (men i så fald vil du blive oplyst om dette, inden videregivelsen finder sted, medmindre underretningen vil bringe
relaterede undersøgelser eller retssager i fare).

Det er også muligt at indberette anonymt til whistleblowerordningen. Hvis du ønsker at indgive en indberetning fuldstændig anonymt, anbefaler vi, at du undlader at indgive indberetningen via Boligorganisationens netværk, IT-udstyr, telefonnumre, e-mailkonti eller øvrige kommunikationskanaler/udstyr, som Boligorganisationen har kontrol over. 
Vi opfordrer dog generelt til, at der ikke indberettes anonymt, da anonyme indberetninger kan være svære at følge op på, hvis der fx er spørgsmål til indberetningen.

8. Sådan behandles indberetninger

Whistleblowerordningen leveres og administreres af Kromann Reumert, der vil modtage og registrere de indkomne indberetninger. Du vil senest syv dage efter indberetning modtage en bekræftelse på, at den er modtaget.
Modtageren hos Kromann Reumert vil foretage screening (indledende vurdering) af
indberetningen for at kontrollere, om den vedrører et forhold, der kan indberettes (se afsnit 2 og 3 ovenfor).
Er indberetningen omfattet af whistleblowerordningen, jf. punkt 2, videresender Kromann Reumert den til nogle få betroede medarbejdere hos Boligorganisationen, der er særligt udvalgt til at behandle sådanne indberetninger. Indberetningen vil aldrig blive videresendt til de personer, som indberetningen vedrører.
Herefter vil forholdet, som du har indberettet, blive undersøgt nærmere af
Boligorganisationen og eventuelt håndteret. Du vil senest tre måneder efter, at bekræftelse på modtagelse af din indberetning er givet, modtage besked om, hvilke tiltag der eventuelt er gennemført eller vil blive gennemført, samt begrundelsen herfor.
Hvis indberetningen ikke er omfattet af whistleblowerordningen, vil den blive afvist og slettet i whistleblowerplatformen. Den interne whistleblowerenhed vil derefter ikke foretage sig yderligere. Du bør i givet fald overveje, om du skal rette henvendelse til de sædvanlige
kanaler hos Boligorganisationen.

9. Den, der bliver indberettet til whistleblowerordningen

Hvis du er nævnt i en indberetning (dvs. du er under mistanke for en overtrædelse, eller du har tilknytning til en person under mistanke), vil du som udgangspunkt ikke blive underrettet herom af hensyn til den tavshedspligt, som gælder i forhold til indberetninger.
Underretningen kan desuden undlades, hvis der er nødvendigt for efterforskningen eller af afgørende hensyn til Boligorganisationens, whistleblowerens eller andre privates interesser, som overstiger hensynet til, at du modtager underretningen.
Eksempelvis vil du normalt ikke blive underrettet, hvis det ikke kan lade sig gøre, uden at afsløre whistleblowerens identitet direkte eller indirekte. Derudover vil du ikke blive underrettet, hvis det er umuligt.
Til gengæld vil din identitet blive beskyttet som led i sagsbehandlingen – på samme niveau som whistleblowerens identitet (se afsnit 10 nedenfor). Derudover vil du til enhver tid have ret til at forsvare dig, hvis der rejses en sag mod dig, blandt andet ved at vi registrerer alle oplysninger i sagen. Du har desuden ret til at kræve indsigt, sletning eller berigtigelse af
oplysninger, der er indsamlet om dig. Der er dog ikke tale om ubetingede rettigheder, men din anmodning vil blive imødekommet, hvis reglerne derom i GDPR og databeskyttelsesloven giver dig ret til det (se afsnit 11 nedenfor).

10. Den, der indberetter til whistleblowerordningen

Indberetningen skal ske i god tro. Det betyder, at du skal have en rimelig grund til at antage, at de oplysninger, du indberetter, er korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at oplysningerne henhører under whistleblowerordningens anvendelsesområde.
Indberetninger indgivet i god tro får ikke konsekvenser for whistlebloweren.
Derimod kan det få konsekvenser (herunder bødestraf), hvis du bevidst indberetter urigtige oplysninger – især hvis det sker for at chikanere eller skade medarbejdere, ledelse, folkevalgte, beboere, tredjeparter eller Boligorganisationen i øvrigt.
Medarbejdere, som indgiver en indberetning til whistleblowerordningen, er beskyttet mod usaglig afskedigelse i overensstemmelse med de almindelige ansættelsesretlige regler og principper. Derudover er medarbejdere og ledelsesmedlemmer retligt beskyttet mod enhver form for repressalier, så længe indberetningen sker i overensstemmelse med denne whistleblowerpolitik. Medarbejdere og ledelsesmedlemmer har ret til at påberåbe sig en
indberetning eller offentliggørelse for at søge afvisning af et sådant eventuelt søgsmål.
Desuden vil en indberetning ikke blive betragtet som et brud på en eventuel lovbestemt tavshedspligt (hvis dette er relevant for dig).
Beboere og folkevalgte nyder ikke beskyttelse efter whistleblowerloven, men vil efter omstændighederne være beskyttet efter andre regler.

11. Oplysninger om persondata

Den dataansvarlige for denne whistleblowerordning er:
Den dataansvarlige for denne whistleblowerordning er Boligorganisationen, som er
tilknyttet denne whistleblowerordning. Du kan finde Boligorganisationens navn,
CVR nummer, adresse, postnummer og by, telefonnummer og e-mailadresse på selve whistleblowerplatformen.
De personoplysninger, der behandles i forbindelse med whistleblowerordningen, er oftest som følger:

Om personer, der foretager indberetning, behandler vi de identifikationsoplysninger
og øvrige oplysninger, der afgives i forbindelse med indberetningen eller på et senere tidspunkt i forløbet.
Om personer, der er nævnt i indberetninger, behandler vi de oplysninger, der er
indeholdt i sådanne indberetninger, herunder typisk identifikationsoplysninger og
oplysninger om de indberettedes personers involvering i de indberettede aktiviteter.
Oplysningerne behandles med det formål at administrere whistleblowerordningen, som beskrevet i denne whistleblowerpolitik.
I forhold til behandlingen af de almindelige og ikke-følsomme personoplysninger er
retsgrundlaget for behandlingen artikel 6, stk. 1, litra f i databeskyttelsesforordningen
("GDPR"), eftersom behandlingen er nødvendig for, at vi kan forfølge vores legitime
interesse i at afdække og forfølge lovovertrædelser, der har forbindelse til
Boligorganisationen, og i forhold til behandlingen af oplysninger om strafbare forhold er det databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Efter omstændighederne vil følsomme personoplysninger også kunne behandles efter GDPR artikel 9, stk. 2, litra f.Hvis Boligorganisationen har 250 eller flere ansatte, eller mellem 50 og 249 ansatte
gældende fra den 17. december 2023,så vil retsgrundlaget også være whistleblowerlovens §22, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c(i forhold til medarbejdere og ledelsesmedlemmer).
Personoplysningerne kan blive videregivet til retshåndhævende myndigheder og andre relevante parter, som skal bistå os med undersøgelse og opfølgning på indberettede overtrædelser omfattet af whistleblowerordningen, jf. punkt 2 ovenfor. Derudover overlader vi oplysningerne til Kromann Reumert og Kromann Reumerts underleverandør i forhold til selve den it-tekniske whistleblowerplatform, som varetager driften og administrationen af whistleblowerordningen.

Vi sletter som udgangspunkt indberetninger senest 18 måneder efter, vi har
færdigbehandlet dem. Vi kan dog opbevare oplysningerne i længere tid, hvis det er
nødvendigt for at overholde lovgivningen, eller for at et retskrav kan fastlægges, forsvares eller gøres gældende.
Hvis indberetningen afvises (se punkt 3 ovenfor), slettes den efter 7 dage.
Som registreret har du ifølge GDPR nogle rettigheder:

1. Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine
   personoplysninger
2. Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få
   behandlingen af dine personoplysninger begrænset

Der kan være betingelser for eller begrænsninger af disse rettigheder, så vi kan i visse tilfælde afvise at efterkomme din anmodning. Du har dog altid ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed (Datatilsynet).
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte Kromann Reumert (se lige nedenfor).

12. Spørgsmål

Alle spørgsmål vedrørende whistleblowerordningen kan rettes skriftligt til Kromann Reumert på mail internwhistleblowerordning@kromannreumert.com